Las reuniones de comité de dirección se han convertido para muchas empresas en un encuentro tedioso, sin apenas debate, con mucho PowerPoint y pocas decisiones que, en muchos casos, solo están en manos de la dirección general. Consumen muchas horas a sus miembros y su eficiencia está más que cuestionada. De hecho, en estas reuniones solo un 2% del tiempo se dedica a la función principal: tomar decisiones.
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La revitalización de los comités de dirección pasa por dejar de ser comités y convertirse en equipos de dirección. A un comité se acude; a un equipo de dirección se pertenece.
Esta transformación engloba pequeños cambios estructurales que resumimos en este decálogo.
1. El comité de dirección tiene cuatro objetivos claros
Informar, debatir, decidir y rendir cuentas.
2. Unidad
Todos los miembros deben asumir que son parte de un proceso total, interrelacionado y con sentido finalista. Cuando se reúnen, dejan de ser solo representantes de los intereses de su unidad organizativa para pasar a ser la voz conjunta de la empresa.
3. Cordialidad genuina
Si un comité quiere convertirse en un equipo, no es suficiente con que las relaciones entre sus miembros se limiten a pactos de no agresión. Un debate fértil requiere poder exponer opiniones desde la buena fe y el deseo de progreso de las partes. Las responsabilidades y los problemas deben ser compartidos dentro y fuera de la reunión. De nada sirve llegar a un acuerdo para dinamitarlo más tarde a escondidas.
4. Conectados siempre
Un comité de dirección tiene una actividad puntual en el calendario, pero un equipo de dirección permanece conectado más allá de los encuentros periódicos. Esta relación aumenta la sintonía y las sinergias entre sus miembros.
5. La agenda y el acta deben evitar el Día de la Marmota
Son las dos herramientas fundamentales para garantizar que no se pierde el tiempo. Deben de tener un sentido de propósito, un plan con los compromisos globales adquiridos y un esquema claro de seguimiento que garantice el cumplimiento de los objetivos marcados: quién hará qué y cuándo. Así se evitará que los temas no se cierren y reaparezcan en las agendas como una sinfonía inacabada.
6. Documentación, la justa y el trabajo hecho en casa
No se trata de llenar el tiempo con presentaciones eternas ni de ahogar a los otros miembros entre dosieres. Todos deben llegar a la reunión con los documentos leídos, comprendidos, con aportaciones que predispongan a un debate profundo y enriquecedor. Las exposiciones deben ser concisas y ejecutivas para que la mayor parte del tiempo se dedique a debatir y tomar decisiones.
7. Confianza vs. personalismos
El equipo debe beneficiarse de la confianza, la complementariedad y las relaciones de ayuda de sus miembros. Es imprescindible blindarlo contra los personalismos y el “vedetismo”.
8. Roles y responsabilidades claras
Los miembros deben tener claro cuál es su papel en el camino hacia el objetivo común y qué se espera de ellos para lograrlo. Cuando no están claros los roles de la dirección general, los miembros o la secretaría, las reuniones se eternizan y se convierten en un toma y daca estéril que acarrea cansancio psicológico.
9. Evitar el micromanagement
En muchos casos, las decisiones llegan tomadas de antemano por la dirección general y el encuentro del comité se convierte en un mero teatro. Es responsabilidad de la dirección general separar claramente qué temas pertenecen a la gestión del día a día y cuáles corresponden al comité de dirección.
10. Romper los esquemas
¿Por qué debe liderar siempre la reunión la dirección general? Si cada encuentro lo dirige un miembro distinto del comité, se gana en dinamismo y sentido de pertenencia. Del mismo modo, ¿por qué deben ser reuniones blindadas a otros niveles de management? Muchas veces, quienes mejor conocen la realidad de los temas son los expertos que han preparado la documentación. Invitarlos periódicamente permite darles visibilidad, evaluar su talento y conocer de primera mano a posibles sucesores de los miembros actuales.
En definitiva, otro comité de dirección es posible a través de unos sencillos pasos.
